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TIK TOK – 10 TIPPS FÜR EIN BESSERES ZEITMANAGEMENT

Wer kennt es nicht? Am Ende der Zeit ist noch zu viel Tag übrig. Die unerledigten Aufgaben stapeln sich wie der schiefe Turm von Pisa und egal wieviel wir arbeiten es scheint nie genug zu sein. Schuld daran ist meist nicht das Arbeitspensum, sondern unser Zeitmanagement. Viel wichtiger als ziellos unsere tagtäglichen Aufgaben abzuarbeiten, ist es gelegentlich auch das Warum in unserem Handeln zu hinterfragen. Manchmal verlieren wir uns so zwischen unseren Aufgaben, dass wir wichtig von unwichtig gar nicht mehr unterscheiden können. Das frisst Zeit und Nerven! Denn nur wer sinnvoll arbeitet, kann auch effektiv sein! modernworklife zeigt dir, wie du mit ein paar einfachen Tipps wertvolle Zeit sparen kannst.

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Quelle: pixabay.com

Lerne Prioritäten zu Setzen

Der heilige Gral des Zeitmanagement besteht darin Prioritäten zu setzen. Und nein, die neuste Folge Game of Thrones gucken gehört leider nicht dazu. Bevor man in den Tag startet werden alle anstehenden Anliegen nach Priorität sortiert. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, stehen an erster Stelle. Danach lässt sich auch besser einschätzen wieviel Zeit die jeweilige Beschäftigung in Anspruch nimmt. Meist bleiben am Ende des Tages noch Punkte auf der To-Do Liste offen. Das macht gar nichts. Wichtig ist nur das Einhalten der Aufstellung. zwischendurch eine „unwichtige“ Aufgabe einzuschieben ist kontraproduktiv. Bei der Durchführung helfen z.B. das Eisenhower-Prinzip oder eine ABC-Analyse.

Eat that Frog!

Eat That Frog!  Damit sind keine exotischen französischen Spezialitäten gemeint. Dieses Prinzip bestimmt, dass unangenehme Aufgaben gleich zu Beginn erledigt werden. Anstatt sich zu drücken oder diese immer wieder vor sich herzuschieben, sollte man sie gleich anpacken um den Rest des Tages befreiter arbeiten zu können.

Sage Nein!

Nein! Ein Wort, dass niemandem leicht über die Lippen kommt. Alles, was deine Zeit unnötig beansprucht, wird konsequent abgelehnt. Das gelingt am besten mit einer guten Begründung oder alternativ auch einer Verschiebung auf einen späteren Zeitpunkt. Setze deine Ziele immer an die erste Stelle.

Teile und Delegiere 

Hmm, Salami! Umfangreiche Arbeiten kannst du mit der sogenannten Salami-Technik in Miniprojekte zerlegen, um sie dann nacheinander abzuarbeiten. Das verhindert unnötiges Aufschieben und macht einen Wiedereinstieg leicht möglich. Achte darauf angefangene Aufgaben immer zu beenden. Eine wiederholte Einarbeitung kostet jedes Mal Zeit. Natürlich möchten wir auch am liebsten alles selbst schaffen. Versuche Aufgaben, die nicht in deine Kompetenzen fallen, zu delegieren.

Achte auf deine Leistungskurve

Kein Mensch ist den ganzen Tag gleichmäßig leistungsfähig. Tätigkeiten solltest du deshalb auch nach deinem Biorhythmus ausrichten. Bei einem Durchhänger kommen Routineaufgaben zum Einsatz. Steigt die Leistungskurve wieder nach oben sind die anspruchsvolleren Arbeiten an der Reihe. Je besser du deinen Rhythmus kennst, desto besser kannst du deine Arbeitsweise daran anpassen.

Strukturiere deine Meetings

Meetings sind oftmals unnötige Zeitfresser. Um sie optimal an dein Zeitmanagement anzupassen brauchen sie eine klare Struktur und einen Zeitplan. Sie sollten sich möglichst auf ein Thema fokussieren oder zumindest eine feste Reihenfolge von Themen einhalten. Eine gute Vorbereitung der Teilnehmer ist hier das A und O.

Wäge Aufwand und Nutzen ab

Beim Zeitmanagement kommt es nicht nur auf das Erledigen von Aufgaben an, sondern auch auf deren Kosten-Nutzen Verhältnis. Sollte der Aufwand einer Tätigkeit nicht ihren Nutzen rechtfertigen, dann solltest du sie im wahrsten Sinne abhaken. Hinterfrage  deine Aufgaben, dabei hilft dir zum Beispiel das Pareto Prinzip.

Vermeide Ablenkungen

Kollegen können dein Zeitmanagement schnell durcheinander bringen. Ein Schwätzchen auf dem Gang kostet Zeit. Natürlich darfst du deine soziale Ader ausleben. Allerdings sollte dies immer im Rahmen deines Zeitplans geschehen und nicht deine Aufgaben unterbrechen. Auch das Smartphone sollte während der Arbeit öfter mal ausgeschaltet werden. Bei der richtigen Konzentration hilft die Pomodoro- Technik.

Fasse Aufgaben Zusammen

Hier eine E-Mail, da einen Telefonat, dort eine Notiz – ständige Unterbrechungen im Workflow kosten Zeit. Multitasking funktioniert nicht. Viel besser ist es gleiche Aufgaben zusammenzufassen und in einem Block zu bearbeiten. Das könnte zum Beispiel eine feste Tageszeit zum Lesen und Beantworten von E-Mails oder Telefonaten sein.

Optimiere dein Zeitmanagement kontinuierlich

Am Ende des Tages zählt nur was für dich funktioniert! Das findest du nur durch ständiges testen und optimieren heraus. Anstatt aufwendige To-Do Listen zu schreiben, auf denen die unerledigten Aufgaben von Woche zu Woche rutschen, ist es wichtig zu lernen seine Zeit sinnvoll zu investieren. Das gelingt am besten durch die Erschaffung und Überprüfung von Prozessen, die viele Tätigkeiten zum Teil überflüssig machen.

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